Privacy- en cookieverklaring – Mentaal de Baas B.V.

Wij vinden privacy belangrijk en verwerken daarom slechts persoonsgegevens indien dit op een wettelijke en transparante wijze gebeurt. Dit betekent onder andere dat wij:

Duidelijk vermelden aan je welke gegevens wij verwerken.
Alleen gegevens verzamelen die nodig zijn om onze gerechtvaardigde doelen te verwezenlijken.
Niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is.
Redelijke maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de gegevens niet onjuist zijn.
Bewaartermijnen in acht nemen en hierna de gegevens wissen.
Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om jouw gegevens te beschermen.
Jouw rechten, te vinden in artikel 10 van deze privacy- en cookieverklaring, respecteren.

Je bent niet verplicht om jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wij zullen er alles aan doen om de verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Indien dit redelijkerwijs niet van ons verlangd kan worden, kan jouw weigering om persoonsgegevens te verstrekken er mogelijk toe leiden dat onze rechtsverhouding niet tot stand kan komen of voort kan duren.

1. Over ons
Mentaal de Baas B.V. is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking.

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze privacy- en cookieverklaring of de verwerking van jouw gegevens, kun je op de volgende manieren contact met ons opnemen:

E-mail: mieke@mentaaldebaas.nl

2. De gegevens die wij verzamelen

Wij kunnen de volgende gegevens van je verzamelen:

NAW gegevens (naam, adres en woonplaats)
Geboortedatum
Offertenummer
Bedrijfsnaam
Factuuradres
Betaalgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
Rapporten van coachingssessies
Social media accountgegevens, indien van toepassing
Persoonsgegevens voortvloeiend uit communicatie met ons, die jij zelf actief verstrekt (hierbij kun je denken aan de correspondentie tussen ons, als onderdeel van het persoonlijke coachingstraject)

Bij een bezoek aan de website, worden mogelijk de volgende persoonsgegevens verwerkt:

Ip-adres
Voor de website worden cookies gebruikt, bijvoorbeeld om het surfgedrag te analyseren. In sommige gevallen wordt het gebruik van cookies beschouwd als de verwerking van persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Meer informatie hierover is te vinden in artikel 9.

Mentaal de Baas B.V. kan gevoelige persoonsgegevens van jou verwerken als onderdeel van het coachingstraject. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat er gegevens over jouw gezondheid worden verwerkt. Mentaal de Baas B.V. zal vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming, voordat je deze gegevens verstrekt.

Op onze website vind je social media-buttons van Facebook, Instagram, LinkedIn en mogelijk andere links naar websites van derden. Het privacyreglement van het specifieke platform is op deze link van toepassing en niet deze privacy- en cookieverklaring. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een veilige manier met jouw gegevens omgaan. Je kan hier lezen hoe deze platformen omgaan met jouw privacy:

3. De verzameling van jouw gegevens
Wij verzamelen jouw gegevens op verschillende manieren. Veelal verkrijgen we deze gegevens direct van jou, bijvoorbeeld omdat je ons een e-mail hebt gestuurd, telefonisch contact hebt gezocht, de overeenkomst voor het coachingstraject invult of ons online contactformulier hebt ingevuld.

4. Waarom we jouw gegevens verzamelen
Wij verzamelen gegevens omdat de dienstverlening anders niet verstrekt kan worden. Zo zijn gegevens nodig om een coachingssessie, coachingstraject of online programma te kunnen volgen, een offerte op te stellen, de website te verbeteren door middel van analytische diensten, klachten te kunnen afhandelen, goederen en diensten af te leveren, een factuur te kunnen sturen, advertenties te kunnen tonen, of je te kunnen benaderen met een aanbieding, of om wensen op te sturen bij speciale gebeurtenissen, vakanties of feestdagen. Op onze website heb je de mogelijkheid om een contactformulier in te vullen. Om jouw vraag zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden, vragen wij of je een aantal gegevens kunt achterlaten. Wij bieden geïnteresseerden een nieuwsbrief aan. Jouw gegevens worden verzameld met het oogmerk je deze nieuwsbrief te kunnen sturen. De door ons verzamelde persoonsgegevens worden administratief verwerkt.

5. Op welke gronden verwerken wij jouw gegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalt dat iedere verwerking van persoonsgegevens gebaseerd dient te zijn op een rechtvaardigingsgrond. Wij verwerken jouw gegevens op basis van de volgende rechtvaardigingsgronden:

Als jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, geef jij jouw toestemming om deze te ontvangen. Indien jij toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je deze te allen tijde weer intrekken. Ook kunnen we je om toestemming vragen voor het verwerken van persoonsgegevens, middels ons toestemmingsformulier.
Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Indien je gebruik wenst te maken van onze dienstverlening, zijn jouw persoonsgegevens nodig om dit te verwezenlijken.
Een gerechtvaardigd belang. Wij kunnen een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld vanwege directe marketingdoeleinden, om te kunnen reageren op vragen of opmerkingen die zijn binnengekomen via het contactformulier, per e-mail of via offline kanalen. Hierbij wegen wij altijd het eigen belang af tegen de belangen van de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Daarnaast worden de gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel van de verwerking.
Het nakomen van een wettelijke verplichting. Wij zijn wettelijk verplicht om onze administratie 7 jaar lang te bewaren

6. Duur gegevensopslag
Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de doelen zoals omschreven onder artikel 4 te verwezenlijken. Uiteraard kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren op grond van een (wettelijke) verplichting en rekening houdend met eventuele verjaringstermijnen. In ieder geval hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

Gegevens die via het contactformulier zijn verzameld, worden niet langer bewaard dan nodig is voor de afhandeling en beantwoording daarvan .
Bij het aanmelden voor de nieuwsbrief worden er gegevens verzameld. Deze gegevens worden vernietigd zodra jij je uitschrijft voor de nieuwsbrief. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink.
De wettelijke fiscale bewaartermijn van zeven jaar voor betaalgegevens.

7. Doorgifte gegevens aan derden
Wij maken onder meer gebruik van de volgende diensten van derden, waaronder onze verwerkers:

Hosting van de website (FormFest)
Boekhouder voor onze financiële administratie
ICloud
WooCommerce
MailChimp
Telefoondiensten
Betaaldiensten
Partners met wie wordt samengewerkt

Met alle (sub)verwerkers sluiten wij een (verwerkers)overeenkomst. Waar mogelijk maken wij gebruik van verwerkers die gevestigd zijn binnen de EER. Wij zien erop toe dat gegevens alleen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de EER die gevestigd zijn in een door de Europese Commissie aangewezen adequaat land en/of waar sprake is van een Privacy Shield.

8. Beveiliging
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeoorloofde toegang tot jouw persoonsgegevens te voorkomen.

Wij hebben de volgende maatregelen genomen:

Fysieke toegangscontroles
Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord
Anti-virus programma’s en regelmatige software updates
TLS (voorheen SSL-encryptie)

9. Cookies
Deze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat door onze website wordt meegestuurd en die jouw browser vervolgens opslaat op jouw computer of mobiele apparaat. Door het plaatsen van de cookie kan de website jouw acties of voorkeuren in de loop van de tijd “onthouden”. Sommige cookies worden door deze website geplaatst, terwijl andere door derden worden geplaatst. Wij hebben geen volledige controle over de cookies die deze derde partijen gebruiken, dus wij adviseren je om de privacy- en cookieverklaringen van deze derde partijen te lezen.

Door gebruik te maken van cookies, zorgen we ervoor dat deze website naar behoren functioneert, zodat je een optimale gebruikerservaring krijgt. Ook kunnen wij zo beter begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en wat we kunnen doen om deze website te verbeteren.

Op deze website worden de volgende cookies gebruikt:

Noodzakelijke cookies.
Deze website gebruikt strikt noodzakelijke cookies die essentieel zijn voor de werking van de site. We maken gebruik van MailChimp, welke een aantal noodzakelijke cookies op onze website plaatst.

Analytische cookies.
Google Analytics. Wij hebben MailChimp geïntegreerd met Google Analytics. Door gebruik te maken van deze service kunnen wij het verkeer op onze website volgen. Google Analytics verzamelt first-party cookies, gegevens over het apparaat/browser, IP-adres en on-site/app-activiteiten voor het meten en rapporteren van statistieken over gebruikersinteracties op de websites en/of apps die Google Analytics gebruiken. Deze cookies zijn _ga, _gat, _gid en worden maximaal twee jaar bewaard. Als je hier meer over wilt weten, kan je de privacyverklaring van Google Analytics lezen.

Advertentie cookies
Facebook Pixel. Wij maken gebruik van cookies die wij inzetten voor advertentiedoeleinden. Zo kunnen wij aan jou relevante advertenties tonen en het resultaat daarvan vervolgens meten en gebruiken (‘retargeting’). Wij vragen jou altijd om toestemming , voordat wij deze pixel plaatsen.

De meeste browsers ondersteunen cookies, maar je kan jouw browser instellen om cookies te weigeren en je kan daarnaast cookies verwijderen wanneer jij maar wilt. Meestal kan dit worden gedaan via de ‘voorkeuren’ van jouw browser. De ‘help’-sectie van een browser kan je naar de juiste plek leiden waar je de cookies kunt uitschakelen. Wanneer jij cookies wilt beperken, weigeren of verwijderen, kan je mogelijk niet alle functies van deze website gebruiken en jouw gebruikservaring kan beperkt zijn.

Meer informatie over het gebruik van cookies kun je vinden op de website van de Consumentenbond. Mocht je toch nog vragen of opmerkingen hebben over het gebruik van cookies, neem dan contact op via mieke@mentaaldebaas.nl.

10. Jouw rechten
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je een aantal belangrijke rechten die je kunt uitoefenen. Indien je gebruik wenst te maken van jouw rechten, kun je een e-mail sturen naar mieke@mentaaldebaas.nl of telefonisch of schriftelijk contact opnemen.

Dit zijn jouw rechten:

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit recht geeft je meer controle over jouw eigen persoonsgegevens. Je hebt namelijk het recht jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare én machineleesbare vorm van ons te verkrijgen.
Het recht op inzage van jouw persoonsgegevens. Hiermee kun je een kopie van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, opvragen.
Het recht op rectificatie en wissing van jouw persoonsgegevens. Je kan ons verzoeken om jouw (onjuiste) persoonsgegevens te rectificeren of te laten verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. In sommige gevallen heb je het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.
Recht van bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je kan ons verzoeken jouw persoonsgegevens niet meer te gebruiken, omdat jij hiertegen bezwaar hebt. Indien je bezwaar hebt tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor commerciële doeleinden, zullen wij jouw verzoek tot stopzetting van dit gebruik altijd honoreren.
Het recht jouw toestemming in te trekken. Je hebt het recht jouw gegeven toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Hier vind je meer informatie over jouw rechten.

11. Klacht indienen
Natuurlijk helpen we je graag verder indien jij vragen of klachten hebt over de verwerking van jouw gegevens. Je kan daarnaast bij de Autoriteit Persoonsgegevens desgewenst een klacht indienen tegen ons met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Klik hier om een klacht in te dienen.

12. Wijziging privacy- en cookieverklaring
Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst gewijzigd op 31 oktober, 2019. Wij kunnen de privacy- en cookieverklaring op elk moment wijzigen. Wij zullen altijd de laatste versie op onze website plaatsen.

Moet ik deze links zelf invoegen of doen jullie dat?

Deze links staan er al in.

Betekent dit bv dat mails van een klant direct na afhandeling volledig verwijderd moeten worden?

Niet direct na afhandeling, wanneer er een overeenkomst uit voortvloeit. Indien jij echter, om maar iets te noemen, een e-mail beantwoord waar je vervolgens niks meer op hoort, moet deze e-mail worden verwijdert.